Vyhněte se “ďáblovu trojúhelníku”
Na co ve svém životě jste hrdá nebo hrdý?
Možná se Vám podařilo uskutečnit nějakou změnu. Projít neprošlapanou cestou. Vybudovat organizační jednotku. Zavést nový produkt. Opustit zaměstnání a postavit se na volnou nohu. Dobře vychovat děti.
Na takové věci vzpomínáme s hrdostí i proto, že si uvědomujeme, že v tom bylo určité nebezpečí, že to mohlo dopadnout špatně.
Jsou lidé, které láká samotné nebezpečí. Milují adrenalinové sporty. Jak uvidí vosí hnízdo, hned se shánějí po klacku, kterým by si v něm mohli zašťourat.
Tento článek je určen spíš těm druhým. Těm, kteří chtějí uskutečnit zajímavé věci a rizika s tím spojená chápou jako nutné zlo, které se snaží minimalizovat.
Budeme mluvit o “ďáblově trojúhelníku”, který číhá na každého, kdo se chystá vydat po neprošlapané cestě. O trojúhelníku, jemuž je radno se vyhnout. Jeho obětí je totiž určitě mnohem víc, než má na svědomí ten známý ďáblův trojúhelník, zvaný též Bermudský, ve kterém prý občas záhadně mizí lodě a letadla.
Jestliže se v práci máme vydat po nevyšlapaných cestách, většinou se tomu říká projekt. Doma tomu tak často neříkáme - například jsem ještě nikoho neslyšel mluvit o projektu výchovy dítěte.
Ale možná to přijde, slovo projekt se používá stále častěji. Tak třeba muzikanti, kteří dříve mluvili o tom, že “připravují album” teď “pracují na projektu”.
Kdo měl to štěstí, že se podílel na obtížném projektu, který dobře dopadl, určitě na to rád vzpomíná. I proto, že těch projektů, které se tak úplně nevydařily nebo dopadly úplně špatně, je opravdu hodně.
Určitě si vzpomenete na pár stavebních projektů, které se zpozdily a stály mnohonásobně víc, než bylo plánováno. To se občas stává při stavbě jaderné elektrárny.
Ještě horší je, když se to vůbec nedokončí. Jaké vzpomínky v sobě asi nosí účastníci projektu Taurus, který měl v 80. letech vytvořit informační systém pro londýnskou burzu? Z původního rozpočtu 6 milionů liber se náklady vyšplhaly asi tak na půl miliardy liber, a když už byl projekt o 11 let zpožděn, zrušili ho, aniž po něm zůstalo něco užitečného.
Projektové jaro
Problematice projektů jsme se rozhodli věnovat tři jarní ANIMA Instruktáže:
- Bermudský trojúhelník projektů (10. dubna 2008)
- Projekty, kterým se odporuje (22. května 2008)
- Malé šedé buňky projektů (13. června 2008)
Jejich obsah jsme připravovali tak, aby si na své přišli jak zkušení projektoví manažeři, tak lidé, kteří nejsou do žádného formálního projektu zapojeni, ale chtějí zvýšit šanci, že dobře dopadnou jejich osobní výpravy mimo vyšlapané cesty.
K dalším informacím, přihlášce, atd. se dostanete, když kliknete zde.
Je vidět, že tento článek se týká první z uvedených instruktáží.
Co tedy tvoří vrcholy toho začarovaného ďáblova trojúhelníka?
Tři úskalí
P.T. čtenáři, kteří absolvovali loňskou sérii instruktáží na téma “Getting Things Done” si možná vzpomenou, že jsme se zmiňovali o rozlišení “přirozeného plánování” a “nepřirozeného plánování” projektů, jak o něm mluví David Allen.
Přirozeného plánování celkem bez problémů používáme, když plánujeme, že si s manželkou nebo manželem vyrazíme někam na večeři. Při tom si v duchu klademe sérii přirozených otázek a odpovídáme na ně.
Kupodivu některé z těch otázek ani pořádně nezazní v projektech postižených nepřirozeným plánováním. I mezi účastníky zmíněných instruktáží jsme se setkali s lidmi, kteří takové projekty (i s rozpočty v řádu desítek nebo stovek miliónů korun) zažili. Osobně jsem to také několikrát viděl.
To není tím, že by v takových projektech figurovali hloupí lidé. Položit si ty důležité otázky a odpovědět na ně, totiž nebývá z nejrůznějších důvodů jednoduché.
Podobně nebývá jednoduché vyhnout se třem zrádným úskalím ohraničujícím Bermudský trojúhelník projektů:
- Není jasný cíl - proč se to vlastně dělá.
- Špatné plánování - to nastává i v případech, že projekt má vzorně udržovaný plán v MS Projektu a řídí ho projektová kancelář o několika lidech.
- Ubohá komunikace mezi některými aktéry projektu.
Jako příklad teď uvedeme jeden z problémů, který se v projektech velmi často vyskytuje. Zkuste sami lokalizovat, ke kterým z uvedených úskalí má blízko.
Vata se vždy spotřebuje
V těch krásných chvílích na začátku projektu, kdy se začíná tvořit harmonogram, se také určuje, kdo bude za jednotlivé úkoly odpovědný. S těmi lidmi se jedná o tom, kolik bude každý z úkolů vyžadovat času.
Zkušení lidé, kteří už zažili, co všechno se může zkomplikovat, se snaží odhad vyfutrovat dostatečnou vatou, která je tam pro strýčka Příhodu.
Problém je v tom, že se vata téměř bez výjimky využije, i když se žádné komplikace nevyskytnou.
Kvůli tomu celý projekt trvá zbytečně dlouho, paradoxně se dokonce někdy dostane do časové tísně.
Možná to znáte z vlastní zkušenosti, nebo jste třeba četl(a) Goldrattovu knihu “Kritický řetěz”, kde je tomu věnováno hodně pozornosti.
Ke kterým z uvedených úskalí ďáblova trojúhelníku má podle Vás tato typická projektová patálie blízko?
Více k tomu řekneme v příštím článku.