Kdy se mozek chová jako blbec?
“Ještě máš odvézt ty staré pneumatiky, co máš ve sklepě.”
“Říkal jste, že novou organizační strukturu ohlásíte do konce týdne.”
Připomenutí. Možná Vám udělají radost. Ale spíš je pocítíte jako bodnutí. Speciálně když Vám je někdo řekne ve chvíli, kdy nevíte, kam dřív skočit, a navíc v situaci, kdy nemáte sebemenší možnost s tím, co Vám připomínají, něco udělat.
Jestli takové připomenutí překousnete nebo vypěníte, do velké míry záleží na tom, jaký motiv za tím cítíte. Je za tím upřímná starost, nebo chuť Vás trápit? Nebo ten člověk jenom moc nepřemýšlí?
Copak člověk, horší je, že i náš mozek se chová podobně. V půl třetí v noci se probudíte a mozek Vám připomene, že je nejvyšší čas vyzvednout kameru z opravy, ale když potom během dne kolem opravny projíždíte, pan mozek se dívá jinam a nepřipomene nic. Blbec.
Je to tak, lidský mozek sice dokáže úžasné věci, ale zrovna v oboru připomínání moc dobrý není. Naštěstí se to dá vyřešit ve velkém manažerském stylu.
Mozek jako připomínač
Před mnoha lety jsme při práci pro zákazníka narazili na projektového vedoucího, který občas vynechal domluvenou schůzku, někdy přišel pozdě. Pak se ukázalo, že neměl příruční diář - jen Outlook ve svém stolním počítači a dál už spoléhal na svou mimořádnou paměť. Podle toho to vypadalo.
Pamatovat si desítky schůzek domluvených měsíc dopředu je téměř nemožné. Psát si je, není žádná ostuda. Proto firmy dávají jako dárek diáře a nebojí se, že to bude vypadat jako urážka: “Trochu nám dělá starosti stav Vašeho mozku, proto si dovolujeme dát Vám tento kožený diář s logem naší firmy.”
Diář mozku odlehčí. Seznam úkolů také. I tak ale významnou část svého úvazku mozek pořád věnuje činnosti připomínače. A v tom není dobrý. Připomíná, když by neměl, a nepřipomíná, když by měl.
Není spolehlivý. Co je snad ještě horší - připomínání váže kapacitu mozku, podobně jako spotřebiče ve standby režimu spotřebovávají energii. Nastává podobný efekt, jako když se na počítači spustí příliš mnoho aplikací současně. Jeho výkon klesá, viditelně se zpomaluje. To platí i pro ty obdivuhodné lidi, kteří toho dokáži v hlavě nosit nezvykle mnoho.
Máme tu tedy případ připomínače, který se na to příliš nehodí. S tím by si dobrý manažer měl umět poradit. A dobrá manažerka tím spíš.
Manažer jako pokrývač
Dobří manažeři bývají někdy přirovnáváni k pokrývačům. V čem jsou si podobní? Pokrývač se nesnaží tašky natahovat, rozšiřovat, prodlužovat. Klade je přes sebe. Místo, kde jedna taška končí, je kryto jinou taškou. Podobně se dobrý manažer nesnaží nutit své podřízené do věcí, na které nemají. Svěří to jiným, kteří v tom dobří jsou. Kde končí schopnosti jednoho, nastupují schopnosti jiného. Manažer vykrývá to, co potřebuje zajistit, s přihlédnutím k tomu, v čem je kdo dobrý.
Tento manažerský přístup je výhodné použít i vůči vlastnímu mozku. Nejsi dobrý na připomínání? Nevadí, svěříme to někomu, nebo něčemu jinému. Ty se budeš věnovat tomu, v čem dobrý jsi.
Dramatického zlepšení produktivity a snížení stresu je možná dosáhnout, jestliže se podaří veškeré připomínání svěřit vnějšímu systému, říkejme mu na chvíli “správce záležitostí”. Má-li to fungovat, musí správce záležitostí převzít pokud možno všechno připomínání a být naprosto spolehlivý. Jakmile náš mozek začně mít pocit, že správci není možno úplně věřit, začne do připomínání opět fušovat.
Předávání agendy správci záležitostí začne tím velkým luxováním, o kterém jsme se zmínili v minulém článku. A pak už zbývá věnovat správci nezbytnou manažerskou pozornost, aby pracoval skutečně dobře.
Mysl jako voda
Čeho dosáhneme, jestliže osvobodíme mozek od připomínání? David Allen si vypomáhá obrazem používaným v bojových uměních k vystižení stavu dokonalé pohotovosti, ve kterém je “mysl jako voda”. Myslí se tím klidná hladina rybníka. Jestliže do rybníka hodíte kámen, jak hladina odpoví? Nereaguje ani přemrštěně, ani nedostatečně. Reaguje naprosto přiměřeně velikosti vhozeného kamene. Pak se opět vrátí do stavu klidu.
Jestliže uvolníte svůj mozek z činnosti připomínače, můžete ho převést na jinou práci, ve které uplatní své schopnosti. Jsou to všechno činnosti, které i dosud do jisté míry dělal, teď ho povedete k tomu, aby je dělal s využitím uvolněné kapacity a stále dokonaleji.
Které jsou to činnosti? Uvedeme tři příklady:
- podívat se soustředěně na záležitost, která se právě vynořila v jeho zorném poli, zjistit, co je zač, a udělat několik důležitých rozhodnutí (pozor, tím se nemyslí přiřazování priorit A, B, C!!!) - to vše zpravidla v řádu desítek vteřin;
- ve správných chvílích ověřovat, že svému správci záležitostí stále může důvěřovat;
- chytře se rozhodnout, do které z činností, jež mu správce záležitostí na podnose nabízí, se v následujícím okamžiku pustí.
Ve všech těchto činnostech může Váš mozek uplatnit svou chytrost. A chytrý, to on je.
Osobní produktivita
Ještě příští článek věnujeme myšlenkám, ze kterých vychází první ANIMA Instruktáž “Udržet si čistou hlavu”, zahajující 18. ledna 2007 jarní cyklus celkem šesti instruktáží věnovaných osobní produktivitě. Podrobnosti se dozvíte zde v ANIMA Forbíně na stránce nazvané Osobní produktivita.
Pak se ozveme před Vánoci a pak až příští rok.