ANIMA Forbína

Určitě někdy dostáváte do ruky místo solidních čísel jen čísla vycucaná z prstu neboli “hausnumera”.

Nejspíš už jste také někdy narazil(a) na člověka, na něhož pasuje označení VVVI - vemlouvavý vysoce vzdělaný idiot.

Jistě nemáte chuť nechat svá rozhodnutí ovlivňovat ani hausnumery, ani VVVI. V tomto článku se zamyslíme nad tím, že jsou situace, kdy to není vůbec lehké - dejme tomu, když skupina lidí vyrazí mimo obvyklé a prošlapané cesty, například se pustí do projektu.

Jak přicházejí na svět hausnumera

Jak přichází na svět hausnumero? Třeba tak, že člověk dostane za úkol přesným číslem vyjádřit něco, co má velmi nejasné kontury. Je to potom podobný úkol, jako z bramborové kaše vytesat jezdecké sousoší.

Jenomže okolí přesné číslo vyžaduje. A tak náš člověk po větším nebo menším váhání vypustí na svět nějaké číslo. Možná pořádné hausnumero. A jak je číslo na světě, nikdo už si nevzpomene, z jaké nejasné kaše vzniklo a začnou se o něj opírat statistiky nebo rozpočty jako o bronzový sloup.

Pojďme na to nejdříve od lesa - od úkolu spočítat stromy v lese. Když je lesík tvořen několika zdravými vzrostlými borovicemi, výsledek sčítání stromů bude přesné solidní číslo. Ovšem bude-li to odrůstající mlází, pak číslo, které nám dodají, bude nejspíš nějaké hausnumero. Počítali i stromky 15 cm vysoké? Nebo od 40 cm? I uschlé?

Ale teď už mnohem typičtější příklad, který jste nejspíš sami někdy mohli sledovat při plánování projektu.

Člověk odpovědný za jeden z projektových úkolů je požádán, aby udal, kolik času bude na úkol potřebovat.

Dejme tomu, že po zjištění, jaké zdroje bude mít k dispozici, a delším uvažování nakonec vypustí číslo: 6 týdnů. Věříte mu, je to slušný, zkušený pracovník, žádný podvodník. Ale jak k tomu číslu došel?

Jeho první odhad byl, že 2 týdny by měly stačit. Ale je to zkušený člověk, a tak ví, jaké zádrhely se mohou objevit. Vzpomene si na případy, kdy ani měsíc nestačil. Nechce ztratit své dobré jméno ani způsobit zpoždění projektu, a proto uvede 6 týdnů. Kdyby se pokusil své úvahy vyjádřit statisticky, možná by řekl, že v 50% procentech případů 2 týdny stačí, ale do 6 týdnů se vejde celých 90% případů. Ani teď nemá jistotu, že bude 6 týdnů stačit, ale to 10% riziko považuje za únosné.

Nyní si pro jednoduchost představte, že celý projekt spočívá jen v provedení 3 podobných úkolů po sobě. Délka projektu je pak stanovena na 3 krát 6 týdnů, to znamená 4 a půl měsíce. I obyčejný selský rozum napoví, že to je zbytečně dlouho. Kromě základních 6 týdnů, které by stačily, kdyby všechno proběhlo bez problémů, je nyní projekt vyfutrován dalšími ochrannými 3 měsíci.

Ale tak už to při plánování projektů chodívá. Sám jsem se setkal s projektem plánovaným na 2 roky, u něhož taková vata představovala více než 1,5 roku.

Avšak i tak vyfutrované projekty se někdy zpozdí. Proč? To si jistě dovedete představit. Pocit, že je na vykonání úkolu dost času, jeho řešitele ukolébá a do úkolu se (pod tlakem dalších úkolů) pustí později - někdy až ty původně odhadované 2 týdny před stanoveným termínem. A pak se vyskytne nějaký ten zádrhel, který to zpozdí.

Vidíme tedy, že obvyklý způsob plánování se opírá o hausnumera a vede ke zbytečně dlouhým a díky tomu i nákladným projektům. Ale víte, jak to zařídit lépe? Jednoduché to není.

Vemlouvaví vysoce vzdělaní idioti

Většina mých přátel ví, jak vysoce si cením knížky “The Contrarian’s Guide to Leadership“, kterou napsal Steven B. Sample. Ta kniha je skutečný klenot v záplavě nejrůznějších knih o vedení lidí.

Jedna z vět té knihy, která se mi okamžitě vryla do paměti, zní:

“Jsem často ohromen tím, jak snadno někteří rádoby vůdci naletí vemlouvavým, vysoce vzdělaným idiotům, zatímco briskně odmítají přemýšlivé lidi, kteří mají problémy s vyjádřením svých myšlenek.”

Když jsem tu větu četl poprvé, okamžitě jsem si do ní dosadil konkrétní příklad. Byl jsem tehdy zrovna pod dojmem rozhovoru s manažerem, zřejmě skutečným odborníkem ve svém oboru, který byl zahraničními vlastníky firmy přehlížen, protože uměl špatně anglicky. Místo toho věnovali svůj sluch vemlouvavému idiotovi, který dokonce ani nebyl vysoce vzdělaný, ale měl americkou školu a uměl dobře anglicky. Oni i firma na to dopláceli.

Od té doby se opakovaně přesvědčuji, že Samplovo pozorování má mnohem obecnější platnost.

Jak se projeví v případě odhadu trvání projektového úkolu? Přemýšlivému a zkušenému člověku se nebude chtít jen tak vypustit nějaký odhad trvání úkolu. Budou mu v tom bránit jeho znalosti, jeho zážitky, jak délka úkolu může záviset na různých okolnostech. Bude mít tendenci to rozebírat, možná to nebude umět pořádně vyjádřit, až vzbudí nelibost projektového manažera.

Zvlášť když se do toho vloží nějaký VVVI. Ten zaplní spreadsheet jakýmisi čísly, použije komplikovanou matematickou metodu a hle, odhad je na světě. Jak strašné to bylo hausnumero a jak zkomplikovalo celý projekt, už ani zpětně nemá nikdo chuť zjišťovat.

A jsme v Bermudském trojúhelníku

V článku Vyhněte se “ďáblovu trojúhelníku” jsme lokalizovali tři úskalí mezi kterými troskotá mnoho projektů: nejasný cíl, špatné plánování a ubohá komunikace. To samo o sobě zní jako laciná poučka. Jasný cíl, dobré plánování, kvalitní komunikace - samé dobré věci. Kdo by pochyboval, že jsou zapotřebí.

Příklad, kterým jsme se teď zabývali, ukazuje, že o lacinou poučku nejde.

Nadsazená hausnumera určující trvání projektových úkolů se mohou šeredně vymstít. Trvá-li projekt i několikanásobně déle než je zapotřebí, nestojí to jen peníze navíc. Může to projekt zmařit - zkušení projektoví manažeři, kteří formulovali zlaté pravidlo, že žádný informatický projekt by neměl trvat déle než rok, dobře věděli, o čem mluví.

Naznačili jsme, že i uvedený problém leží uvnitř Bermudského trojúhelníku projektů. Podepisuje se na něm plánování - dokonce plánování, které by leckdo označil jako “best practice”.

A leží na spojnici s dalším vrcholem “ďábelského trojúhelníka” - ubohou komunikací, která nemusí být jen dílem VVVI a jim naslouchajících “rádoby vůdců”. Ještě častější bývá nechuť komunikovat způsobena snahou chránit svůj píseček. Ta vyúsťuje do požadavku

“Řekněte mi, co mám dělat, dejte mi termín a pak mi dejte pokoj”.

Takovýto postoj se s popsaným špatným plánováním vydatně vzájemně posiluje.

Na závěr už jen termín: čtvrtek 10. dubna od 13 hod.
Co máte dělat: přijít na ANIMA Instruktáž “Bermudský trojúhelník projektů”.

A teď už Vám dáme pokoj.

Zpět na úvodní stránku

Tento článek byl zveřejněn 02/04/2008 v 11:14 pm a je založen v kategorii Projekty, Manažerské počty. Můžete sledovat odpovědi na tento článek prostřednictvím RSS 2.0 spojení. Můžete poslat odpověď, nebo sledovat ze svých vlastních stránek.