ANIMA Forbína

Některé nápady jsou infekční. Já jsem se před mnoha měsíci u skupiny velmi svérázných lidí nakazil nápadem používat něco, čemu říkají Hipster PDA (HPDA, česky Urvaný PDA?).

Pokud se ta infekce přenese i na Vás, nejspíš to zvýší Vaši osobní produktivitu.

Mé setkání s HPDA a jeho vyznavači

Na uživatele HPDA jsem přišel náhodou, protože mnozí z nich jsou (podobně jako já) příznivci principů a metody GTD zvyšování osobní produktivity pocházející od Davida Allena. Nejdřív jsem nad tím kroutil hlavou - HPDA není nic jiného než malý svazek lístků velkých přibližně jako vizitka, na které si člověk poznamenává, co má dělat. Vyznavači této převratné novinky se kupodivu zčásti rekrutují z řad “hi-tech komunity” programátorů a vůbec lidí milujících různé elektronické vymoženosti. Ještě před pár lety zřejmě soutěžili, kdo má nejvýkonnější elektronický organizér, jak dokonale se dokáže synchronizovat se stolním počítačem, s mobilem, atd. Najednou přešli na svazek několika lístečků a nemohou si vynachválit rychlost a flexibilitu tohoto zařízení, kterému navíc nehrozí vybití baterií.

Jak si to vysvětlit? U některých v tom byla jasná snaha šokovat. Když na konci projektové schůzky jejich kolegové programátoři vytáhli své Palmy a iPAQy, oni ostentativně vytáhli svazek ušmudlaných lístečků. Ale snaha šokovat nemohla beze zbytku vysvětlit nadšení a zřejmě i vytrvalost, s kterou svá HPDA používali. Vrtalo mi to hlavou: hrála tam roli jakási vazba na metodu GTD? Nebo zábava s tím spojená? Vrtalo mi to hlavou tak dlouho, až jsem si jednoho dne během 5 minut sestrojil svůj vlastní, koncepčně zcela nový HPDA, samozřejmě mnohem urvanější, než všechno, co jsem do té doby viděl. Po několika dnech experimentování jsem tomu začal přicházet na kloub. Teď už je to více než půl roku, co HPDA používám každý den a uvědomuji si, jak výrazně mi pomohl při návalech práce a vůbec při hospodaření s časem.

Experimentoval jsem s různými modifikacemi HPDA. Popíšu teď tu úplně nejjednodušší, na které si můžete vyzkoušet to podstatné.

Jak si sestrojíte vlastní HPDA

Vezměte nůž a rozřežte několik papírů na lístky formátu A7, tj. zhruba velikosti větších vizitek. “Desky” HPDA vyrobíte tak, že tužší papír velikosti A6 přeložíte napůl, ty lístky do toho vložíte a celé to sepnete nějakou svorkou, nebo gumičkou. Kromě toho vyrobte z tužšího papíru 3 lístky formátu A7, které také vložíte dovnitř - budou sloužit jako oddělovače, které lístečky uvnitř rozdělí na 4 skupiny. Tím je HPDA hotov.

Jaké papíry máte použít? Řežte, co Vám přijde pod ruku - papíry linkované, čtverečkované, bílé, barevné. Čím pestřejší je směska lístečků uvnitř HPDA, tím lépe. Až se desky časem opotřebují, vyměníte je během okamžiku a s novými deskami získáte nový model.

Na obrázku vidíte zatím “nejurvanější” model, jaký jsem měl. Ukrýval se v zastřižených deskách od velmi starého školního sešitu. Vyfotografoval jsem si ho, když už mu hřbet začal povoloval. Hned po něm jsem měl velmi luxusní model v modré barvě s deskami vyrobenými ze staré novoročenky fy IBM.

Jak HPDA používat

Spokojím se zde jen s několika základními pokyny, ostatní Vám dá rozum a Vaše vlastní kreativita. Jistě máte svůj systém plánování a hospodaření s časem. Doporučuji HPDA používat po dobu několika týdnů jako pouhý nádavek k němu. Pak Vám začne být zřejmé, jak Vám ho HPDA může vylepšit.

1. Ráno (nebo předchozí večer) si na lístky napište všechno, co ten den hodláte udělat. V práci i v osobním životě. (Pokud si HPDA oblíbíte, bude Vás provázet i ve dnech volna). Každé činnosti věnujte zvláštní lístek - stačí ji napsat heslovitě například do horní části lístku. Tento svazeček lístků zařaďte za první oddělovač, který můžete označit například “DNES”. Vynoří-li se během dne další činnosti, které hodláte udělat tentýž den, přidejte je tam. (Pokud je můžete vyřídit hned během 1-2 minut, udělejte je okamžitě a nic nikam nepište.)
2. Lístečky se splněnými úkoly netrhejte, nemačkejte, ale (při první vhodné příležitosti) přeřaďte do zvláštního oddílu vykonaných činností - například mezi přední desky a oddělovač “DNES”.
3. Za další oddělovač, který můžete označit například “PAMĚŤ”, ukládejte všechno, co se během dne vynoří jako něco, co byste měli, resp. chtěli vykonat někdy v budoucnosti, zítřkem počínaje. Část jsou úkoly, které s sebou přinese den. Důležité je zapsat si i věci, které se Vám třeba jen na moment vynoří v hlavě - věci, které už dlouho odkládáte a působí Vám výčitky svědomí, naopak i ty, na něž se těšíte, podobně věci, které byste možná někdy v budoucnu rádi uskutečnili. Tzn. “vyzvednout oblek z čistírny” i “navštívit Tahiti”. Prostě, jakmile si vzpomenete na něco, co předpokládá nějakou Vaši činnost v budoucnosti - okamžitě heslovitě zapsat a vložit do složky “PAMĚŤ”. Tohle je nesmírně důležitá součást použití HPDA, která Vám v průběhu týdnů a měsíců pomůže dostávat pod kontrolu věci, které Vás znepokojují nebo které byste zbytečně propásli.
4. Poslední oddělovač nepopisujte ničím a za ním mějte zásobu čistých lístků.

Na závěr dne všechny 3 první oddíly vyprázdněte a prohlédněte si lístečky v nich. Udělejte, co uznáte za vhodné, při použití Vašeho dosavadního způsobu hospodaření s časem.

Samozřejmě základním předpokladem je mít HPDA (a tužku) stále při sobě. Při tak malém formátu by to neměl být problém. Během dne byste se k němu měli často vracet:

• připomenout si, co ještě hodláte udělat - lístky z oddílu “dnes” si rozložit na stole nebo prolistovat v ruce,
• vyřízené činnosti přeřadit do příslušného oddílu,
• myšlenky týkající se toho, co byste měli udělat, bez odkladu zapsat a uložit do oddílu “paměť”.

Pokračování příště

Rozhodnete-li se pořídit si svůj vlastní HPDA, několik dnů by Vám mělo stačit, abyste začali zjišťovat, v čem je jeho kouzlo. Vyzkoušejte ho i během nadcházejícího prodlouženého víkendu. Možná, že ve chvílích, kdy večer budete uvažovat, jak máte naložit se 3 svazečky lístků, které z HPDA vyndáte, zachytíte stopu jednoho velmi důležitého principu. V dalším článku (zhruba za týden) se mu budeme věnovat.

Program instruktáží

Na závěr připomínáme termíny a témata dvou nejbližších ANIMA Instruktáží:

• 23. 11. 2006: Rozhodování profesionála
• 30. 11. 2006: Nenechejte se odrovnat

K podrobnostem se dostanete kliknutím na tento odkaz.

Odminule pokročila příprava bloku šesti ANIMA Instruktáží v prvním čtvrtletí 2007 věnovaných osobní produktivitě a způsobu, jak věci zvládat bez zbytečného stresu. Můžete to zaznamenat na stránce “Osobní produktivita”, zde v ANIMA Forbíně. Dostanete se na ni obvyklou cestou přes navigační lištu vpravo na hlavní stránce, nebo kliknutím na tento odkaz.

Autor článku: Michal Chytil

ANIMA Praha, www.anima.cz

P. S.

Terminologická poznámka

Pro úplnost dodávám, že zkratka PDA znamená Palmtop Digital Assistant, což není třeba překládat. Někteří skalní příznivci HPDA ovšem zkratku PDA potupně vysvětlují jako Parietal Disgorgement Aid, což se naopak snad ani překládat nehodí.

Zpět na úvodní stránku

Tento článek byl zveřejněn 13/11/2006 v 10:34 am a je založen v kategorii GTD. Můžete sledovat odpovědi na tento článek prostřednictvím RSS 2.0 spojení. Both comments and pings are currently closed.